Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

5.2     Soorten ballots

De ballotprocedure binnen de HL7 organisatie betreft twee niveaus, namelijk internationaal en nationaal. Op beide niveaus betreft de ballotprocedure het oordelen over nieuwe versies van (onderdelen van) de standaarden en bijbehorende informatieve documenten. Voor het zelf inbrengen van wensen, wijzigingen en uitbreidingen op de functionele en technische inhoud van de HL7 standaarden is actieve deelname aan de projectgroepen en beheergroepen nationaal als aan de werkgroepen internationaal vereist. Negatieve oordelen over (onderdelen van) de standaarden dienen in discussies tijdens vergaderingen van de projectgroepen en beheergroepen c.q. werkgroepen naar tevredenheid van de indiener te worden afgehandeld.

Op internationaal niveau betreft het wijzigingen/uitbreidingen op de generieke internationaal geldende HL7 standaarden en bijbehorende informatieve documenten zoals deze door HL7 International respectievelijk haar Work Groups voor het “Universal Realm” worden beheerd. Hiervoor gelden strikte, formele stem- en afhandeling­procedures, conform de Bylaws en de Governance and Operations Manual van HL7 International, alsmede de ANSI regels. Vanuit de Stichting HL7 Nederland worden deze internationale ballots centraal afgehandeld door het Kernteam, daarin ondersteund door de projectgroepen en beheergroepen.

Het nationaal niveau betreft het wijzigen/uitbreiden van de HL7 Implementatierichtlijnen Nederland, welke onder verantwoordelijkheid van de Stichting HL7 Nederland worden opgesteld, gepubliceerd en beheerd. Dit betreft met name de specifieke lokale toepassingsafspraken van de HL7 standaard voor Nederland, toelichtingen en verduidelijkingen op de oorspronkelijke internationale specificaties, het voorkomen van mogelijke interpretatieverschillen en het verwijzen naar diverse landelijk geldende coderingen, procedures, etc. inclusief Nederlandse wet- en regelgeving. Conform het Affiliate Agreement zijn de HL7 Implementatierichtlijnen Nederland intellectueel en fysiek eigendom (copyright) van de Stichting HL7 Nederland[1]. Het beheer berust bij de verantwoordelijke beheergroepen. Als regel geldt dat een nieuwe versie van de NL richtlijnen wordt uitgebracht voor elke nieuwe internationale HL7 versie, voor zover daar naar het oordeel van de beheergroepen behoefte aan bestaat onder de leden van HL7 Nederland.

Onderstaand volgt een beschrijving van de procedures die voor de ballots op internationaal en nationaal niveau binnen de Stichting HL7 Nederland gelden.

5.3     Internationale ballotprocedure

Iedere Internationale HL7 WGM start er een grote ballot ronde bij HL7 Internationaal. Daarbij dienen de leden te stemmen over de wijzigingen die er in de standaarden en/of bijbehorende informatieve documenten zijn aangebracht.
Iedere affiliate heeft een aantal stemmen, zogenaamde votes. Dit is afhankelijk van het aantal leden dat een land heeft. Bij HL7 Nederland proberen we zoveel mogelijk votes te krijgen. In principe hebben alle leden van het KALF en het bestuur een vote. Helaas hebben we minder votes dan leden in deze groepen. Hierdoor hebben we een selectie moeten maken. De medewerkers van Nictiz die zelf (vanuit Nictiz) al een stem hebben, hebben helaas geen HL7 stem. Maar op het vlak van stemmen werken we wel nauw samen.
Niet iedere voter heeft kennis van alle ballots die er plaats vinden. Om toch op de relevante ballots alle stemmen te kunnen inzetten, overlegt het Kernteam met de “specialist” van een bepaalde ballot of deze het ballotcommentaar wil voorbereiden. De “specialist” reviewt vervolgens het ballot doc, samen met diegenen die bij dat doc betrokken zijn. De “specialist” bepaald hoe er gestemd zal worden en stellen (waar nodig) de commentaren namens HL7 NL op. Zodra alle “specialisten” hebben bepaald hoe er voor hun ballot doc gestemd zal worden, worden de voters geïnformeerd hoe zij per ballot doc moeten stemmen. De voters volgen dan het advies van deze “specialist”. De “specialist” bepaalt wie daarbij het commentaar instuurt (moet een voter zijn).

Voordat een ballotronde opengaat bepaalt het Kernteam welke ballots relevant zijn om onze votes op uit te brengen. Deze lijst wordt gecommuniceerd met de voters. Vervolgens zullen de voters zich in moeten schrijven voor deze ballots. Dit dient tijdig te gebeuren. Alleen door actieve deelname aan de werkzaamheden en discussies van de beheergroep kan een belanghebbende zich verzekeren van aandacht voor de voor hem of haar belangrijke onderwerpen. Zonder actieve deelname kan door de leden het ballotcommentaar alleen achteraf worden ingezien en van opmerkingen worden voorzien.



5.4     Nationale ballotprocedure[FP1] 

De HL7 Implementatierichtlijnen Nederland worden aan de leden voorgelegd voor commentaar, evenals de door de betreffende projectgroep of beheergroep opgestelde voorstellen tot wijziging of uitbreiding. Aan alle leden wordt dus vooraf de gelegenheid geboden om commentaar in te dienen en wijzigingen voor te stellen.

De conceptteksten van gewijzigde of nieuwe NL implementatie­richtlijnen zullen op de website van de Stichting worden gepubliceerd. Het staat leden vrij om al dan niet gebruik te maken van de mogelijkheid voor commentaar. Na sluiting van de commentaarperiode verwerken de desbetreffende project- of beheergroepen de binnengekomen commentaren en beslist het Kernteam over de definitieve inhoud van de HL7 Implementatierichtlijnen. Een actieve betrokkenheid van de leden bij het werk in de project- en beheergroepen is derhalve de beste manier om daadwerkelijk invloed te hebben op de inhoud van de voor Nederland geldende richtlijnen, wijzigingen en uitbreidingen behorende tot de HL7 standaard. Het Kernteam of de betreffende project- en beheergroep kan contact opnemen met de indieners van commentaar, waarna in goed wederzijds overleg nadere afspraken zullen worden gemaakt over een praktisch werkbare oplossing. Voorstellen die ook internationaal van belang zijn worden door de vertegenwoordigers binnen de internationale Work Groups ingebracht.

Over de definitieve inhoud van de HL7 Implementatierichtlijnen wordt een eenvoudige stemronde gehouden onder alle leden, waarbij de leden gedurende één maand de gelegenheid hebben zich vóór of tegen de voorgestelde inhoud uit te spreken. De leden zullen via de website van de Stichting en via e-mail op de hoogte worden gebracht van de periode waarin zij hun stem kunnen uitbrengen. Na het uitbrengen is een gewone meerderheid aan positieve reacties voldoende om de HL7 Implementatierichtlijnen vast te stellen. Bij stakende stemmen, of een meerderheid aan negatieve reacties, treedt een hernieuwde commentaarperiode in werking, met dien verstande dat het besluit van het Kernteam, na verwerking van het commentaar door de betreffende project- of beheergroep, vervolgens bindend is. Gezien het open karakter van de bijeenkomsten van de project- en beheergroepen is hiermee voldoende inbreng door de leden gewaarborgd.


  • No labels